1. Baca dengan seksama
aturan yang dibuat moderator.
Sebelum memposting pesan ke milis sebaiknya dipelajari baik-baik aturan milis tersebut. Beberapa milis membuat aturan supaya anggotanya mudah untuk memilih-milih informasi yang ingin dibaca. Contohnya untuk memposting informasi ada milis yang mensyaratkan anggotanya untuk menulis subject diawali [info]. Untuk menanyakan tentang informasi diawali dengan [butuh info]. Baca dengan seksama apakah diperbolehkan postingan yang agak menyimpang dari topik utama milis tersebut. Info penting yang sebenarnya tidak terlalu relevan dengan milist tersebut ada juga yang memfasilitasi dengan menambahkan [OOT] pada subject. Akan tetapi ingat bahwa kata Out of Topic ini tidak otomatis menghalalkan kita untuk memposting sesuatu yang tidak relevan dengan milis tersebut. Tertib dalam memposting akan membantu teman kita yang tidak ingin membaca topik yang menyimpang dengan memakai filter di email. Kewajiban dari seorang moderator adalah membuat aturan-aturan yang disepakati bersama untuk komunikasi yang nyaman di milis.
2. Setelah mengetik pesan, baca kembali pesan
kita dan pikirkan kembali apakah pesan yang kita tulis itu layak untuk
disampaikan di milis yang mungkin anggotanya ribuan orang.
Untuk mengetahui member milis bisa diliat di web milis tersebut.
Milis antenna yang diikuti penulis mempunyai member lebih dari 2000.
3. Hindari tanggapan yang
sangat singkat misalnya “setuju”.
Apakah manfaat kita menanggapi seperti ini? Ingat bahwa pesan
“setuju” akan dikirimkan ke seluruh anggota yang mungkin adalah ribuan atau
ratusan ribu email. Kalau kita melakukannya berarti kita ikut andil dalam
memperpadat trafik internet hanya untuk sesuatu yang kurang bermanfaat. Orang
lain yang membuka email kita juga tidak mendapatkan manfaat apapun.
4. Jangan pernah menyerang personality
Dalam beradu pendapat atau membahas suatu persoalan tidak ada keterkaitan antara persoalan tersebut dengan penulisnya, jadi jangan pernah menyerang pribadi tersebut. Argumentasi harus diarahkan terhadap isi pesan itu bukan terhadap kelemahan si penulisnya.
5. Kirim pesan melalui alamat email pribadi
jika isi email kita tidak ada kaitannya dengan member lain.
Sering sekali dalam sebuah milis karena merasa yang berpendapat
adalah teman kuliahnya atau teman semasa kecil, lalu menanyakan kabar lewat
milis tersebut. Ingat ribuan orang mendapat email sampah dari kita jika kita
melakukan hal ini. Lebih bijaksana jika kira mengirimkan email yang bersifat
pribadi seperti contoh tersebut langsung ke orang yang dituju.
6. Attachment yang agak besar sebaiknya
diupload pada web milis tersebut.
Keuntungan menggunakan fasilitas upload file di web milis itu
yaitu attachment tidak akan terkirim ke seluruh email peserta. bagi peserta
yang quota emailnya kecil tentu menjadi masalah tersendiri jika mendapat
kiriman attachment yang agak besar. Selain itu peserta lain dapat dengan mudah
mendownload di web milis tersebut jika sekiranya attacment itu penting. Jadi
isi pesannya cukup menjelaskan kalo ada attachment yang di upload di fasilitas
File milis tersebut.
7. Sebelum menanyakan sesuatu sebaiknya melihat
web milis terutama arsip pesan yang telah ada.
Sering kali pertanyaan
sudah dijawab pada waktu lampau. Dengan bermodal search pada hostori pesan dan
membaca hal yang terkait akan membuat milis yang kita ikuti tidak membahas
hal-hal yang sebenarnya sudah pernah didiskusikan. Dalam bertanya juga
diharapkan dikemukakan latar belakang dan permasalahan dengan jelas sehingga
orang yang akan menjawab mengerti betul permasalahan yang dihadapi penanya.
8. Ingatlah pepatah “mulutmu adalah
harimaumu”.
Hal ini juga berlaku
untuk menulis pesan di milis, karena tulisan itu adalah penyambung lidah kita.
Untuk itu marilah berhati-hati dalam menulis. Dunia maya juga mempunyai aturan
yang efeknya juga bisa saja berujung pada masalah hukum jika ada yang
mempersoalkan tulisan kita.
Etika komunikasi tersebut terutama untuk milis yang membernya
tidak saling mengenal semuanya. Untuk milis yang membernya saling mengenal
misal milis teman-teman satu angkatan kuliah pada jurusan tertentu akan
mempunyai aturan yang lebih flexible. Oleh karena anggota yang saling mengenal
terkadang ejekan secara pribadipun tidak masalah dalam konteks guyonan dan
tidak keterlaluan.
Sekali lagi sebenarnya etika
komunikasi di milis tidak jauh berbeda dengan etika komunikasi di kehidupan sehari-hari.
Semua tergantung pada kita sebagai member milis untuk membuat milis lebih
tertib dan bermanfaat.
0 komentar:
Posting Komentar